Διοικητική βοηθός βιογραφικό: Πως να ξεχωρίσετε με το βιογραφικό σας!

Από την άλλη, ο διοικητικός βοηθός έχει ένα πολύ μεγαλύτερο εύρος καθηκόντων, δεδομένου ότι μπορεί να εκτελέσει εξωτερικές εργασίες ή ατομικά πρότζεκτ, γενικά να υποστηρίξει με κάθε τρόπο τις ανάγκες της εταιρείας και των στελεχών της.

Από τη στιγμή που πρόκειται για ένα ιδιαίτερο επάγγελμα, στο οποίο η εκπαίδευση, αλλά κυρίως η εμπειρία διαφέρουν πολύ από τον έναν διοικητικό βοηθό στον άλλο, το προσεγμένο βιογραφικό είναι βασικό για την πρόσληψή σας στη θέση.

Παράδειγμα Βιογραφικού για Διοικητική Βοηθό

Μισθολόγιο και Απολαβές για έναν Διοικητικό Βοηθό

Υπάρχει ποικιλία σε ότι αφορά τις μισθολογικές απολαβές στις διάφορες θέσεις για διοικητικούς βοηθούς στην Ελλάδα. Πρόκειται για ένα επάγγελμα που δεν έχει σταθερές αρμοδιότητες, οπότε οι εκάστοτε αρμοδιότητες σε κάθε θέση μπορούν να διαμορφώσουν αναλόγως και τον μισθό. Παράλληλα, οι μισθοί επηρεάζονται σημαντικά από την ηλικία και την εμπειρία που έχει ένας διοικητικός βοηθός, αλλά και το χρόνο που εργάζεται στην εν λόγω εταιρεία.

Στα πρώτα της βήματα, μια νέα διοικητική βοηθός δεν έχει υψηλές απολαβές, αλλά κυμαίνονται κοντά στο βασικό μισθό και τα 700-850€. Ωστόσο, αν υπάρχουν εξειδικευμένες αρμοδιότητες και ιδιαίτερες απαιτήσεις, ο μισθός μπορεί να αυξηθεί αρκετά. Διοικητικοί βοηθοί με εμπειρία και χρόνια σε μία εταιρεία μπορούν να πάρουν μισθούς που αγγίζουν τα 1.200€ με 1.500€💰. Γενικότερα, είναι μία θέση, όπου η προσπάθειά τους μπορεί να αναγνωριστεί και να  προσφέρει ανέλιξη σε άλλες θέσεις της εταιρείας .

Πως να φτιάξετε ένα βιογραφικό σημείωμα για Διοικητικό Βοηθό

Αρκετή προσοχή χρειάζεται κατά την προετοιμασία του βιογραφικού ενός διοικητικού βοηθού, αφού είναι μία θέση που η οργάνωση και η προσοχή στη λεπτομέρεια έχουν καίριο ρόλο. Αυτό πρέπει να αποτυπώνεται και μέσα από το έγγραφο που θα προσκομίσετε στον εργοδότη.

Δεν είναι ανάγκη να προσπαθήσετε να εντυπωσιάσετε με την επεξεργασία και την προσαρμογή που έχετε κάνει στο βιογραφικό. Ο κύριος στόχος είναι η εύκολη κατανόηση και ανάγνωση των πληροφοριών, η απλή παρουσίαση της εμπειρίας και της εκπαίδευσής σας.

Σχεδιασμός

Ο σχεδιασμός του βιογραφικού για έναν διοικητικός βοηθό είναι βασικό στην επικοινωνία του μέσω του εγγράφου. Ένας προσεγμένος σχεδιασμός, που μπορείτε να βρείτε στα πρότυπα της σελίδας μας, θα συμβάλει στην εύκολη παρουσίαση των πληροφοριών που ενδιαφέρουν τον εργοδότη, αλλά κι εκείνων που επιθυμείτε να αναδείξετε.

Μορφή και Δομή

Ο υποψήφιος διοικητικός βοηθός οφείλει να αναδείξει τις οργανωτικές του ικανότητες και μέσα από το βιογραφικό του. Έτσι, είναι απαραίτητο να έχετε μία προσεγμένη δομή, όπου  θα παρουσιάζονται τα ποιοτικά χαρακτηριστικά σας σε κατηγορίες .

Καλό είναι να τα κατατάξετε με βάση εκείνα που είναι πιο σημαντικά για τον εργοδότη, θέτοντας τα καλύτερα στοιχεία από την εμπειρία και την εκπαίδευση σε πρώτη γραμμή.

Βεβαίως, πρέπει να ξεκινήσετε παρουσιάζοντας τα προσωπικά στοιχεία, ενώ καλό είναι να γίνει και αναφορά σε δεξιότητες που έχετε και μπορούν να φανούν χρήσιμες στο επάγγελμα.

Όνομα και Στοιχεία Επικοινωνίας

Ένα βιογραφικό χωρίς τα προσωπικά σας στοιχεία είναι σίγουρα λειψό. Είναι σημαντικό ο εργοδότης να είναι ενήμερος για κάποια δεδομένα, όπως είναι ο τόπος κατοικίας σας. Παράλληλα, τα στοιχεία επικοινωνίας θα τον βοηθήσουν να έρθει σε επαφή μαζί σας με τον τρόπου που τον εξυπηρετεί για να κλείσει ένα ραντεβού για συνέντευξη.

Ημερομηνία γέννησης και οικογενειακή κατάσταση👰🏻 δεν είναι απαραίτητα στοιχεία. Ωστόσο, ένα κοινωνικό δίκτυο (με επαγγελματικό χαρακτήρα όπως το LinkedIn) μπορεί να βοηθήσει τον εργοδότη να αποκτήσει μία πιο πλήρη εικόνα για τον χαρακτήρα και την προσωπικότητά σας.

Ορίστε ένα παράδειγμα βιογραφικού με πλήρη στοιχεία:

Αντίστοιχα, αφαιρώντας κάποια στοιχεία, θα χρειαστεί να τα προσκομίσετε στο μέλλον, δυσκολεύοντας κι εσάς, αλλά και την εταιρεία που ενδιαφέρεται για να καλύψει τη θέση.

Να βάλω φωτογραφία στο βιογραφικό μου;

Δεν υπάρχει κάποιος σταθερός κανόνας σχετικά με το αν πρέπει να συμπεριλαμβάνεται η φωτογραφία του υποψηφίου σε ένα βιογραφικό. Αυτό στις περισσότερες περιπτώσεις εξαρτάται από τη φύση και τον τομέα του επαγγέλματος, αλλά και τον εκάστοτε εργοδότη. Αυτό που παρατηρείται είναι η φωτογραφία να έχει πιο σημαντικό ρόλο σε μικρότερες εταιρείες, όπου αναζητούνται φιλικά και ζεστά πρόσωπα, πέρα από άτομα που κάνουν για τη θέση και είναι σωστοί επαγγελματίες.

Σε μεγαλύτερες εταιρείες που υπάρχει τμήμα ανθρωπίνου δυναμικού🧑‍💼, το φιλτράρισμα των υποψηφίων γίνεται με αρκετά πιο αυστηρά κριτήρια που δεν αφορούν την φωτογραφία και κατά συνέπεια την εμφάνιση.

Περιγράψτε την Εργασιακή Εμπειρία

Η εμπειρία είναι ένα πολύ χρήσιμο στοιχείο που πολλοί απαιτούν να έχει ένας διοικητικός βοηθός. Βέβαια, η συγκεκριμένη θέση μπορεί να έχει πολλά και διαφορετικά χαρακτηριστικά από τη μία εταιρεία στην άλλη. Έτσι, σε περίπτωση που υπάρχουν κοινά στοιχεία, ο εργοδότης σίγουρα θα το εντοπίσει, θα το εκτιμήσει και θα το λάβει υπόψη κατά την τελική του επιλογή.

Κατά τη δημιουργία του βιογραφικού σας, καλό είναι να επιλέξετε τις πιο συναφείς εταιρείες που έχετε εργαστεί, με ρόλους που να σχετίζονται με τη θέση εργασίας που διεκδικείτε.

Μπορείτε να παρουσιάσετε την εμπειρία σας ως εξής:

Αν δεν έχετε εμπειρία της θέσης εργασίας

Παρόλο που η εμπειρία είναι αρκετά σημαντική στο συγκεκριμένο επάγγελμα, σε περίπτωση που δεν έχετε, μπορείτε να αναδείξετε τα στοιχεία που σας καθιστούν κατάλληλο/η για τη θέση.

Πολλές από τις αρμοδιότητες που έχει ένας διοικητικός βοηθός δεν είναι πολύ απαιτητικές, αλλά μπορεί κανείς να τις μάθει με αφοσίωση, προσοχή και σωστή εκπαίδευση, αλλά και με τις κατάλληλες βάσεις. Εστιάστε σε στοιχεία που έχετε και μπορούν να βοηθήσουν να προσαρμοστείτε και να ανταποκριθείτε στις ανάγκες της θέσης. Μπορείτε να αναφέρετε άλλες εργασίες που αναδεικνύουν την υπευθυνότητα και την οργανωτικότητά σας, όπως ένας βοηθός γενικών καθηκόντων.

Εκπαίδευση: Πως να Συμπληρώσετε το Βιογραφικό ως Διοικητική Βοηθός

Δεν υπάρχει κάποια αυστηρή απαίτηση στην εκπαίδευση για να προσληφθεί κάποιος ως διοικητικός βοηθός. Βεβαίως,  όποιος υποψήφιος έχει σχετικές πανεπιστημιακές σπουδές🎓 έχει το πάνω χέρι , με τη σχολή που είναι πιο κοντά στο αντικείμενο να είναι η Σχολή Διοίκησης Επιχειρήσεων. Τμήματα της συγκεκριμένη σχολής υπάρχουν σε αρκετά πανεπιστήμια ανά την Ελλάδα, από την Κρήτη, μέχρι τη Θράκη και την Αθήνα. Ωστόσο, αρκετά ισχυρά πτυχία είναι κι εκείνα των οικονομικών σχολών, αλλά και του μάρκετινγκ, ή μερικές που σχετίζονται με το επάγγελμα του διαχειριστή γραφείου.

Ωστόσο, σε περίπτωση που έχετε γνώσεις που ανταποκρίνονται στο αντικείμενο εργασίας της εταιρείες, ίσως καταφέρετε να ξεχωρίσετε. Για παράδειγμα, αν έχετε γνώσεις ηλεκτρονικών υπολογιστών🖥️ σε πανεπιστημιακό επίπεδο, αυτό θα εκτιμηθεί από μία εταιρεία που εργάζεται στον κλάδο του λογισμικού.

Ας δούμε μερικά παραδείγματα παρουσίασης για τις σπουδές σας:

Οι Καλύτερες Δεξιότητες που Έχει Ένας Διοικητικός Βοηθός

Το multitasking είναι ένα βασικό στοιχείο για έναν διοικητικό βοηθό. Ο εργαζόμενος θα πρέπει να διαθέτει αρκετές δεξιότητες για να ανταποκριθεί στις διάφορες απαιτήσεις της θέσης. Προσπαθήστε να τις παρουσιάσετε κατά το βιογραφικό, βοηθώντας έτσι τον εργοδότη να κρίνει, αν έχετε τα προσόντα για τη θέση που σας ενδιαφέρει.

Ας δούμε μερικά χαρακτηριστικά και δεξιότητες που χρειάζεται ένας διοικητικός βοηθός και θα εκτιμήσει το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού:

Μαζί με τις δεξιότητες που πρέπει να έχετε για να καλύψετε τις ανάγκες της θέσης εργασίας, υπάρχουν και πνευματικά στοιχεία που μπορούν να βελτιώσουν ακόμα  περισσότερο τις επιδόσεις σας. Οι εργοδότες και το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού προσπαθούν αναζητούν άτομα που θα έχουν και τις πνευματικές αρετές για να ενταχθούν στην ομάδα της εταιρείας και να διατηρήσουν το ομαλό κλίμα και την ομοιογένεια.

Συνοψίζοντας σαν Επαγγελματίας Διοικητική Βοηθός: Η Κάρτα Παρουσίασης του Βιογραφικού σας 

Εκτός από μία καταγραφή της εμπειρίας, των δεξιοτήτων και της εκπαίδευσής σας, στο βιογραφικό καλό είναι να γράψετε λίγα λόγια για τον εαυτό σας με τη μορφή κειμένου. Με τον τρόπο αυτό μπορείτε να αναδείξετε τα στοιχεία που πιστεύετε ότι θα σας βοηθήσουν να ξεχωρίσετε.

Παράλληλα, είναι ένας τρόπος μιας προσέγγισης προς το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού, ώστε να επισημάνετε το επαγγελματικό και υπεύθυνο ύφος σας. Αποφύγετε ανεπίσημο λόγο με υπερβολές και περιττά στοιχεία.

Μπορείτε να δείτε μερικά παραδείγματα για την κάρτα  παρουσίασης στο βιογραφικό:

Επιπλέον Πληροφορίες για Διοικητικούς Βοηθούς

Ο ρόλος που έχει ένας διοικητικός βοηθός σε μία εταιρεία είναι πραγματικά πολύπλευρος. Μπορεί να προκύψουν νέες ανάγκες, στις οποίες καλό θα είναι να μπορείτε να ανταποκριθείτε με τις δεξιότητές σας. Παράλληλα, αρκετές είναι οι γνώσεις που λειτουργούν ως ισχυρά στοιχεία για την έγκρισή σας από το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού, ακόμα και αν δεν έχουν άμεση σχέση με τη φύση της εργασίας σας. Όπως κι ένας υπηρέτης, είναι σημαντικό  να νιώθει ο εργοδότης ότι μπορείτε να είστε χρήσιμος  (και απαραίτητος) επαγγελματίας με πολλούς τρόπους.

Ας δούμε μερικά παραδείγματα:

Γνώσεις Οικονομικών

Τα οικονομικά🪙 είναι η βάση της λειτουργίας της διοίκησης. Σε πολλές περιπτώσεις θα κληθείτε να υποστηρίξετε στελέχη σε project ή εκκρεμότητες οικονομικής φύσης, με γνώσεις από το αντικείμενο να είναι χρήσιμες και να εκτιμώνται.

Ηλεκτρονικοί Υπολογιστές

Πρόκειται για γνώσεις που πλέον θεωρούνται δεδομένες για κάθε διοικητικό στέλεχος, αλλά και βοηθό. Οι περισσότερες από τις εργασίες σας απαιτούν καλή γνώση χρήσης ενός υπολογιστή, αλλά σε κάποιες περιπτώσεις και εξειδικευμένων προγραμμάτων, ανάλογα με τη φύση της εταιρείας.

Ξένες Γλώσσες

Η θέση ενός διοικητικού βοηθού τον αναγκάζει σε πολλές περιπτώσεις να επικοινωνήσει με πελάτες ή συνεργάτες από το εξωτερικό. Κάποιες φορές, ίσως και να ταξιδέψει στο εξωτερικό🌍, μόνος ή με διοικητικά στελέχη. Οι γνώσεις ξένων γλωσσών είναι απαραίτητες για καλή απόδοση σε δουλειές με ανθρώπους και εταιρείες από το εξωτερικό.

Σύνοψη: Γράφοντας το Ιδανικό Βιογραφικό για έναν διοικητικό Βοηθό

Γενικότερα, συμπεραίνουμε, ότι το επάγγελμα του διοικητικού βοηθού μόνο συγκεκριμένα χαρακτηριστικά δεν έχει. Πρόκειται για μία πολυδιάστατη θέση και πρέπει να καλύπτετε αρκετά στοιχεία για να προσελκύσετε το ενδιαφέρον του τμήματος ανθρώπινου δυναμικού.

Κατά τη συμπλήρωση του βιογραφικού σας, μην παραλείψετε να:

Συμπληρώστε το Βιογραφικό με μια Συνοδευτική Επιστολή

Δεν είναι υποχρεωτικό να επισυνάψετε μία συνοδευτική επιστολή✉️ με το βιογραφικό. Ωστόσο, αυτή μπορεί να λειτουργήσει πολύ υποστηρικτικά στην υποψηφιότητά σας, αν υπάρχει ενδεχόμενο να τη δεχτεί το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού και η διοίκηση. Βεβαίως, αν θέλετε να συμπεριλάβετε μια επιστολή, πρέπει να είναι σε ξεχωριστό έγγραφο από το βιογραφικό.

Επιλέξτε την καλύτερη συστατική επιστολή από τα πρότυπά μας και ξεχωρίστε!

Συχνές Ερωτήσεις

Πόσο μεγάλο πρέπει να είναι το βιογραφικό μου;

Ιδανικά, το βιογραφικό σας θα πρέπει να χωράει σε μία σελίδα, ώστε να διαβάζεται εύκολα και να είναι εργονομικό για την ομάδα ανθρώπινου δυναμικά. Προσπαθήστε, σε κάθε περίπτωση, να μην ξεπεράσετε τις δύο σελίδες.

Πρέπει να έχω συστάσεις στο βιογραφικό για το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού;

Όχι, ακόμα κι αν η εταιρεία ζητάει συστάσεις, αυτές θα πρέπει να αναφέρονται σε ξεχωριστό έγγραφο που θα επισυνάψετε μαζί με το βιογραφικό.